Análise dos impactos da reforma tributária na automação fiscal das empresas brasileiras
Os desafios impostos pela reforma tributária começam a evidenciar fragilidades nas operações fiscais das empresas. Com a entrada em vigor do Imposto sobre Valor Adicionado Dual (IVA dual) se aproximando, muitas empresas se veem diante de processos lentos e de uma excessiva dependência de tarefas manuais.
Um levantamento realizado pela V360, especializada na automação de pagamentos de fornecedores, revela que cerca de 62% das empresas levam mais de 20 dias para registrar uma nota fiscal em seus sistemas. Além disso, 22,3% delas ultrapassam o prazo de 30 dias para essa atividade.
Surpreendentemente, 87% das companhias afirmam que possuem um alto nível de automação fiscal. Contudo, essa situação ilustra o que especialistas denominam de “falsa automação”, ou seja, processos que são digitalizados, mas que ainda demandam a intervenção humana para serem concluídos com precisão.
Apesar dos avanços tecnológicos, a adaptação a esse novo modelo tributário deve pressionar ainda mais as estruturas consideradas ineficientes. Essa realidade apresenta gargalos significativos, justamente em um momento em que o Brasil se prepara para uma transformação profunda em seu sistema tributário.
A pesquisa abrangeu 355 profissionais de médias e grandes empresas, a maioria operando com elevado volume de transações. Do total de empresas consultadas, 63% processam mais de 10 mil notas fiscais mensalmente.
Automação parcial e atrasos nas operações fiscais
Na prática, a automação das operações fiscais ainda é um desafio. Embora 61% das empresas consigam realizar a captura de notas fiscais automaticamente, apenas 49% conseguem efetuar o registro no sistema sem intervenção manual. Essa limitação se deve ao fato de que o Enterprise Resource Planning (ERP) depende de integrações e validações adicionais para funcionar de forma eficaz no complexo ambiente tributário brasileiro. O ERP, que pode ser traduzido como Recurso de Planejamento Empresarial, atua como o cérebro da empresa.
“Muitas organizações acreditam estar automatizadas, mas ainda são dependentes das pessoas para validar dados e completar processos”, afirma Izaias Miguel, CEO da V360. “Embora o documento entre automaticamente no sistema, ainda é necessária uma revisão e ajustes antes que seu registro seja finalizado”, complementa.
Riscos operacionais e de conformidade tributária
A pesquisa também identificou falhas significativas na validação das notas fiscais. Apenas 48% das empresas realizam uma conferência completa, que envolve a comparação de itens, valores e quantidades com os pedidos de compra. Outras 44% realizam checagens parciais, enquanto 8% ainda mantêm uma operação totalmente manual.
Esse cenário gera riscos, como pagamentos indevidos, erros fiscais e perda de controle interno, especialmente nas empresas que lidam com um grande número de fornecedores. “O tempo que leva entre a emissão e o registro da nota é um indicador claro de eficiência. Quando esse processo se estende por semanas, ocorre um acúmulo de exceções e retrabalho”, observa Miguel.
Desafios adicionais com a nova reforma tributária
A chegada do novo modelo tributário promete complicar ainda mais essa dinâmica. As empresas precisarão adaptar seus sistemas para operar simultaneamente com as regras antigas e as novas, além de lidar com tributos como o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), que farão parte do IVA Dual.
De acordo com Izaias Miguel, o grande desafio não reside apenas na compreensão da reforma, mas na implementação efetiva dentro de estruturas complexas e pouco integradas. “O estudo revela fragilidades críticas nos processos de validação: menos da metade das empresas realizam uma checagem completa das notas fiscais contra os pedidos de compra, enquanto o restante opera com validações parciais ou manuais, aumentando significativamente o risco de erros”, destaca.
Preparação para a fase de testes da reforma tributária
A reforma tributária começará a ser testada em 2026, com as empresas aplicando uma alíquota simbólica de 0,9% de CBS e 0,1% de IBS, que serão deduzidas dos tributos atuais. A partir de 2027, espera-se a extinção gradual de cinco tributos sobre o consumo, enquanto as alíquotas de CBS e de IBS aumentarão.
Mesmo com essas alíquotas simbólicas, as obrigações acessórias são imediatas. As empresas precisarão destacar a CBS e o IBS nas notas fiscais, preencher novos campos obrigatórios e assegurar que a classificação fiscal de produtos e serviços esteja correta. Em dezembro, a Receita Federal suspendeu as multas por não discriminação dos novos tributos até o quarto mês após a regulamentação da CBS e do IBS.
Segundo Miguel, nessa nova realidade, a automação não é apenas uma ferramenta operacional, mas se torna estratégica. “Empresas que se mostram mais eficientes tendem a ter uma agilidade maior para lidar com as mudanças, enquanto aquelas com processos fragmentados enfrentam mais custos, erros e dificuldades de adaptação”, conclui.