Desafios da Reforma Tributária e a Automação nas Empresas
O cenário atual das empresas brasileiras vem se mostrando desafiador, especialmente com a iminente reforma tributária. A implementação do Imposto sobre Valor Adicionado Dual (IVA dual) está prevista para ocorrer em menos de nove meses, e muitos negócios já começam a sentir o peso de suas implicações. A pesquisa realizada pela V360, que auxilia empresas na automação de pagamentos a fornecedores, revelou que 62,2% das companhias gastam mais de 20 dias apenas para registrar uma nota fiscal em seus sistemas. Além disso, 22,3% desses processos podem levar mais de 30 dias para serem concluídos.
É curioso notar que, apesar de 87% das empresas afirmarem ter um alto nível de automação fiscal, esse dado apresenta um contraste preocupante, caracterizado por especialistas como “falsa automação”. Isso ocorre quando os processos são digitais, mas ainda necessitam de intervenções manuais, evidenciando falhas significativas na eficiência operacional.
Consenso sobre a Automação
O avanço tecnológico é inegável, mas a adaptação ao novo modelo tributário está criando uma pressão adicional sobre as estruturas que já são vistas como ineficientes. Os dados coletados na pesquisa apontam gargalos significativos em um momento crucial, já que o país se prepara para mudanças profundas em seu sistema tributário.
A pesquisa entrevistou 355 profissionais de médias e grandes empresas, a maioria operando em setores com elevado volume de transações. Desses, 63% processam mais de 10 mil notas fiscais mensalmente. Isso indica não só a importância da automação, mas também os riscos associados a processos ainda manuais.
A Automação ainda é Parcial
Na prática, a automação dos processos fiscais ainda está longe de ser completa. Embora 61% das empresas afirmem conseguir capturar notas fiscais automaticamente, somente 49% delas realizam o registro nos sistemas sem intervenção humana. Esse resultado é em grande parte devido à dependência do Enterprise Resource Planning (ERP), que requer integrações e validações adicionais para funcionar plenamente no complexo ambiente tributário brasileiro. O ERP, conhecido como Recurso de Planejamento Empresarial, serve como o “cérebro” das operações empresariais.
Izaias Miguel, CEO da V360, observa que “muitas empresas acreditam estar automatizadas, mas ainda dependem de pessoas para a validação de dados e finalização de processos”. Ele enfatiza que, embora o recebimento do documento seja automático, ajustes e conferências são necessários antes que ele seja oficialmente registrado.
Riscos Operacionais e Validações Inadequadas
A pesquisa também revelou falhas significativas na validação das notas fiscais. Somente 48% das empresas realizam uma conferência completa, que envolve comparar itens, valores e quantidades com os pedidos de compra. Outros 44% fazem checagens parciais, e 8% ainda operam de forma totalmente manual, criando um ambiente propenso a erros, como pagamentos indevidos e falhas fiscais.
Atrasos nos registros fiscais aumentam o risco de erro e comprometem o controle interno, especialmente em empresas com um grande número de fornecedores. Miguel destaca que “o tempo que leva para emitir e registrar uma nota é um termômetro claro da eficiência operacional. Quando esse prazo se estende por semanas, há um acúmulo de exceções e retrabalho.”
Pressão Adicional da Reforma
Com a reforma tributária em vista, a situação deve se agravar. As empresas precisarão adaptar seus sistemas para operar com regras fiscais antigas e novas ao mesmo tempo, além de se prepararem para tributos como o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), que farão parte do IVA Dual. De acordo com Miguel, o principal desafio não é apenas entender a reforma, mas sim implementá-la em sistemas complexos e pouco integrados.
“O estudo revela fragilidades nos processos de validação: menos da metade das empresas verifica suas notas fiscais contra os pedidos de compra de forma completa, enquanto o restante faz checagens parciais ou totalmente manuais, o que aumenta o risco de erros”, ressalta Miguel.
Fase de Testes e Desafios Futuramente
Prevista para entrar em vigor em 2026, a reforma tributária estará em fase de testes, onde as empresas começarão a aplicar uma alíquota simbólica de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS, que serão deduzidas dos tributos atuais. Em 2027, será iniciado o processo de extinção gradual dos cinco tributos sobre o consumo, enquanto as alíquotas de CBS e IBS deverão aumentar.
Apesar das alíquotas simbólicas, as obrigações acessórias serão imediatas. As empresas precisam se preparar, destacando a CBS e a IBS nas notas fiscais, preenchendo novos campos obrigatórios e assegurando a correta classificação fiscal de produtos e serviços. A Receita Federal já anunciou a suspensão das multas por não discriminação dos novos tributos nas notas até o quarto mês posterior à regulamentação.
Para Miguel, neste novo cenário, a automação se transforma em um elemento estratégico. “As empresas que conseguirem se adaptar de maneira eficiente terão mais agilidade para lidar com as mudanças. Por outro lado, aquelas com processos fragmentados podem enfrentar custos elevados, erros e dificuldades na adaptação.”